A ficha de EPI é o documento que prova que a empresa entregou o equipamento de proteção certo, no tamanho certo, para a pessoa certa. Parece burocracia simples, mas é a primeira coisa que o auditor fiscal do trabalho pede numa inspeção, é item de lista de integração de obra e é a prova que decide ação trabalhista de insalubridade.
Neste artigo você vai ver o que a ficha precisa conter, como preencher campo por campo, o que é o CA, se vale em versão digital e os erros que mais derrubam a ficha em perícia.
O que é a ficha de EPI
A ficha de EPI é o registro individual de entrega de equipamentos de proteção individual. Cada trabalhador tem a sua, com a relação do que recebeu, quando recebeu, o número do Certificado de Aprovação de cada equipamento e a assinatura de quem recebeu.
O que a ficha registra não é a compra do EPI, é a entrega. Nota fiscal do fornecedor não substitui ficha, porque ela não mostra quem ficou com o equipamento.
A ficha de EPI é obrigatória?
O registro da entrega é obrigatório. A NR-06 determina que o empregador forneça o EPI gratuitamente, adequado ao risco, exija o uso, substitua quando danificado ou extraviado e registre esse fornecimento. A norma admite livro, ficha ou sistema eletrônico, ou seja, o formato é escolha da empresa, o registro não é opcional.
Na prática, a ficha individual é o formato que melhor se defende, porque concentra o histórico de cada trabalhador em um documento só.
O que a ficha de EPI deve conter
Uma ficha que resiste a fiscalização e a perícia tem estes campos:
- Razão social e CNPJ da empresa
- Nome completo do trabalhador, função e setor
- Data de admissão
- Descrição do EPI entregue, com tipo e tamanho
- Número do CA de cada equipamento
- Quantidade entregue
- Data da entrega
- Motivo da entrega, primeira entrega, troca por desgaste, extravio ou mudança de função
- Assinatura do trabalhador no recebimento
- Assinatura do responsável pela entrega
- Termo de responsabilidade sobre uso, guarda e devolução
Dois campos costumam faltar e são justamente os que o auditor olha: o CA e o motivo da entrega.
O que é o CA e por que ele não pode faltar na ficha de EPI
CA é o Certificado de Aprovação, o número que o Ministério do Trabalho e Emprego concede ao equipamento. Sem CA válido, o equipamento não é considerado EPI, é só um acessório.
Isso tem efeito direto no bolso da empresa. Em discussão de insalubridade, o EPI só neutraliza o agente se houver prova de que era adequado, estava em uso e tinha CA válido na data da entrega. Ficha sem CA costuma ser desconsiderada, e aí o adicional é mantido.
Como preencher a ficha de EPI passo a passo
- Parta do risco, não do estoque. O EPI entregue tem que corresponder ao risco levantado no PGR para aquela função. Entregar protetor auricular para quem trabalha com produto químico não protege e não defende a empresa.
- Preencha os dados do trabalhador por completo. Função e setor importam, porque é por eles que a perícia liga a ficha ao risco.
- Descreva o equipamento com tipo e tamanho. “Luva” não diz nada. “Luva de segurança em nitrilo, tamanho 9” diz.
- Anote o CA de cada item e confira se estava válido na data da entrega.
- Registre o motivo da entrega. É o que explica por que a mesma pessoa recebeu três pares de luva no mês. Se a dúvida é o momento da substituição, veja quando trocar um EPI.
- Colha a assinatura no ato da entrega. Assinatura colhida depois, em lote, é o erro mais comum e o mais fácil de o perito identificar.
- Registre a devolução no desligamento ou na troca de função.
- Arquive junto com o treinamento de uso. A entrega sem orientação de uso enfraquece a prova.
Modelo de ficha de EPI
Esta é a estrutura que usamos nas empresas que atendemos. Dá para reproduzir em papel, em planilha ou em sistema, desde que todos os campos estejam presentes.
Cabeçalho: razão social, CNPJ, endereço da unidade.
Identificação: nome do trabalhador, função, setor, matrícula, data de admissão.
Termo: declaração de que recebeu o equipamento, foi orientado sobre o uso, a guarda e a conservação, e se compromete a comunicar perda ou dano.
| Data | EPI entregue | Tamanho | CA | Qtd. | Motivo | Assinatura |
|---|---|---|---|---|---|---|
No rodapé entram a assinatura do responsável pela entrega e o espaço para registro de devolução.
A ficha de EPI pode ser digital?
Pode. A NR-06 aceita sistema eletrônico de registro, e a ficha digital com assinatura eletrônica tem a mesma validade da ficha em papel, desde que seja possível identificar quem assinou e quando, e que o histórico não possa ser alterado sem rastro.
O cuidado prático é outro: sistema que gera a ficha sem campo de CA, ou que permite editar entrega antiga sem registrar a alteração, cria um problema maior do que o papel resolvia.
Validade e guarda da ficha
A ficha em si não vence. O que vence é o equipamento, pelo prazo de validade e pela validade do CA, e é isso que obriga a empresa a controlar trocas.
Sobre guarda, o critério é o do risco jurídico, não o da arrumação do armário. Reclamação trabalhista de insalubridade e pedido de aposentadoria especial aparecem anos depois do desligamento, e a ficha é a prova que a empresa vai precisar apresentar. Por isso orientamos manter o registro por muitos anos após o fim do contrato, junto com o PGR, o PCMSO e os ASOs do mesmo período.
Erros de ficha de EPI que aparecem em perícia
Na assistência técnica em processos trabalhistas, estes são os defeitos que mais enfraquecem a defesa da empresa:
- Ficha sem o número do CA, ou com CA já vencido na data da entrega
- Várias entregas com a mesma caligrafia e a mesma caneta, sinal de assinatura em lote
- EPI que não corresponde ao risco da função descrita no PGR
- Ausência de registro de troca, sugerindo que o trabalhador usou o mesmo equipamento por anos
- Ficha sem o treinamento de uso correspondente
- Entrega registrada depois do acidente, com data retroativa
Nenhum desses pontos é formalidade. Cada um deles já foi usado para afastar a tese de neutralização do agente insalubre.
Perguntas frequentes
Quem assina a ficha de EPI?
O trabalhador, no recebimento, e o responsável pela entrega. A assinatura do técnico ou do engenheiro de segurança não substitui a do trabalhador.
A ficha precisa ser individual?
Sim. Lista coletiva de entrega não identifica tamanho, CA por pessoa nem histórico de trocas, e é frágil como prova.
E se o trabalhador se recusar a assinar?
Registre a recusa com duas testemunhas e trate o caso pelo procedimento disciplinar da empresa, porque o uso do EPI é obrigação do empregado.
Ficha de EPI substitui o PGR?
Não. A ficha prova a entrega, o PGR identifica o risco que justifica aquele equipamento. A obra costuma pedir os dois.
Precisa organizar a documentação de SST da sua empresa?
A ficha de EPI é uma peça de um conjunto. Se a sua empresa vai entrar em uma obra ou está regularizando a documentação, veja o pacote de PGR e PCMSO e o checklist completo dos documentos de SST que a obra exige do prestador.
Para a definição dos EPIs por função, o ponto de partida é o levantamento de riscos do PGR. Em discussão de adicional, entra o laudo de insalubridade, e sobre o conjunto de provas que a empresa precisa ter, veja o que a empresa precisa comprovar sobre EPI.
A ficha de EPI anda junto com os exames ocupacionais definidos no programa médico da empresa. Veja o que é PCMSO e quando ele é obrigatório.
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